Neuer Termin für Mitgliederversammlung festgelegt

Ursachen der technischen Probleme geklärt

Liebe Mitglieder,

am vergangenen Freitag mussten wir aufgrund technischer Probleme unsere Mitgliederversammlung abbrechen. Die Aufklärung der Ursachen für den Abbruch ist weitestgehend abgeschlossen und wir werden Euch, wie angekündigt, transparent über den Prozess der Aufarbeitung der Geschehnisse und das weitere Vorgehen informieren. Zunächst haben wir mit dem Dienstleister, der GAHRENS + BATTERMANN GmbH & Co. KG, mehrere Gespräche geführt, um die aufgetretenen technischen Probleme zu besprechen. Aufgrund der vertrauensvollen Zusammenarbeit waren diese Gespräche sehr offen sowie zielführend für die zukünftigen Herausforderungen auf beiden Seiten.

Was waren die Ursachen der technischen Probleme?

Die technischen Probleme des Abstimmungsportals sind auf Serverprobleme des Dienstleisters zurückzuführen. Die GAHRENS + BATTERMANN GmbH & Co. KG übernimmt dafür die alleinige Verantwortung. Die fehlerhaften Einstellungen, welche zu den Serverproblemen geführt haben, werden zur Versammlung im Januar behoben sein und weitere Sicherheitsmechanismen werden vorbereitet.

Wer übernimmt die Kosten?

Die Frage der Übernahme der Kosten wurde in gemeinsamen Gesprächen mit dem Dienstleiter geklärt: Auf Eintracht Braunschweig werden durch den Abbruch und die daraus resultierende Wiederholung der Veranstaltung keine ungeplanten Kosten zukommen.

Was sagt die Gahrens +Battermann GmbH & Co. KG?

„Hybride Veranstaltungen sind die Zukunft, sie stehen für Zeitersparnis, Kostenreduktion und Nachhaltigkeit. Eintracht Braunschweig hat diesen innovativen Weg 2020 sehr erfolgreich und zielführend auf der Basis einer verlässlichen und stetigen Zusammenarbeit mit G+B beschritten. Der Abbruch der vergangenen Mitgliederversammlung aufgrund von vor Ort unlösbaren technischen Problemen tut uns außerordentlich leid, dafür bitten wir um Entschuldigung Wir werden von unserer Seite alles dafür tun, dass die Mitgliederversammlung im Januar 2024 technisch störungsfrei verläuft und ein voller Erfolg für die Eintracht wird“, erklärt Jörg Hendrichs, CSO der Gahrens + Battermann GmbH & Co. KG

Was bedeutet das für die Mitgliederversammlung?

Parallel zu den Gesprächen mit dem Dienstleister erfolgte zusammen mit Rechtsbeistand Dr. Martin Mack eine rechtliche Würdigung der Ereignisse und deren Auswirkungen auf die Versammlung im Januar 2024. Durch die beschlossene Vertagung ohne gleichzeitige Festlegung eines neuen Termins, gilt die Versammlung als abgebrochen. Die Wiederholung muss mit einer neuen Einladungsfrist von sechs Wochen einberufen werden. Nach Beschluss des Vorstands des BTSV Eintracht von 1895 e.V. wird die Mitgliederversammlung am Sonntag, dem 21. Januar 2024 in der Volkswagen Halle um 14 Uhr in hybrider Form in Zusammenarbeit mit der Gahrens + Battermann GmbH & Co. KG stattfinden. Zum einen bietet die neue Versammlungsstätte ausreichend Platz für alle Mitglieder, welche vor Ort dabei sein wollen. Gleichzeitig wird durch das Angebot der digitalen Teilnahme aber auch denjenigen Mitgliedern des Gesamtvereins, welche nicht persönlich anwesend sein können, die Ausübung des damit verbundenen Mitbestimmungsrechts bei zukunftsweisenden Entscheidungen für die Eintracht ermöglicht.

Wer darf teilnehmen, abstimmen und sich bewerben?

Durch die Neueinladung zur Mitgliederversammlung gelten die in der Satzung festgelegten Teilnahmebedingungen: Alle Personen, die am 21. Januar 2024 BTSV-Mitglied sind, dürfen an der Versammlung teilnehmen. Alle passiven, aktiven sowie Ehrenmitglieder haben ein Stimmrecht, wenn sie am Tag der Versammlung mindestens 18 Jahre alt sind, mindestens seit dem 21. Oktober 2023 Mitglied sind und keinen Beitragsrückstand haben. Fördermitglieder haben kein Stimmrecht.

Der Vorstand hat beschlossen, für die durchzuführenden Wahlen weitere Bewerberinnen und Bewerber zuzulassen. Die Anmeldefrist einer Kandidatur beim Vorstand unter mv@eintracht.com endet am 6. Dezember 2023 um 24 Uhr. Der Wahlausschuss wird vor Weihnachten alle Bewerberinnen und Bewerber auf deren grundsätzliche Eignung in persönlichen Gesprächen prüfen. Die bisher nominierten Kandidatinnen und Kandidaten müssen sich nicht nochmals bewerben. 

Neue Satzungsanträge können nicht eingereicht werden. Sachanträge können bis 31.12.2023 an die Geschäftsstelle gestellt werden.

Präsidentin Nicole Kumpis führt aus: „Wir sind erfreut, dass die Ursache für die technische Störung schnell geklärt werden konnte. Gleichzeitig haben wir wie versprochen die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Nachholtermin geklärt und den neuen Termin festgelegt. Neben der Einigung mit unserem Dienstleister, der die Kosten für die Mitgliederversammlung vom 17. November übernimmt, haben wir gemeinsam mit dem Vorstand folgende Maßnahme beschlossen: Alle Mitglieder, die am vergangenen Freitag vor Ort waren und so weit entfernt wohnen, dass Ihnen außergewöhnliche Ausgaben für die Anreise und/oder eine Übernachtung entstanden sind, bekommen diese Auslagen erstattet. Bitte reicht zum Nachweis die entsprechenden Belege entweder per E-Mail an mv@eintracht.com ein oder schickt sie postalisch an den BTSV Eintracht von 1895 e.V.“